Een goede boekhouder vinden: 4 x tips

‍Wat doet een boekhouder precies voor jou als ondernemer?

De hele dag met cijfers bezig? Absoluut niet!

Een accountant kan en doet zoveel meer voor jouw bedrijf dan alleen de cijfers juist weergeven. Een accountant houdt zich bovenal veelvuldig met de financiële administratie van jouw onderneming bezig. Maar daarnaast is een accountant ook jouw zakelijke adviseur, vertrouwenspersoon en belastingdeskundige. Overall kunnen we een boekhouder of accountant best een financiële huisarts voor ondernemingen noemen.

Een goede accountant heeft door zijn/haar brede kennis van organisaties en financiën, goed zicht op jouw bedrijf en bedrijfsprocessen (ze zien bijvoorbeeld kansen voor meer winst in een organisatie en ze kunnen bijvoorbeeld ook frauduleuze handelingen in een bedrijf signaleren). Een accountant heeft mede daardoor ook een belangrijke maatschappelijke rol en moet zich daarom aan strenge regelgeving houden. Onderdeel hiervan zijn de 5 fundamentele beginselen, namelijk: Integriteit, Objectiviteit, Professionaliteit, Vertrouwelijkheid en Vakbekwaamheid.

Verder is het erg belangrijk dat een goede accountant altijd onafhankelijkheid met jouw onderneming bezig is. Zo kan hij of zij ook daadwerkelijk inzien of jouw bedrijf zowel eerlijk als winstgevend bezig is.

Een goede accountant levert je meer geld op, dan dat hij/zij kost!

Om dit wat duidelijker te maken zetten we eerst een lijst met de voornaamste werkzaamheden van een accountant op een rijtje:

• Boekhoudkundige controle
• Privé- en gerechtelijke expertise
• Administratieve organisatie en kwaliteitsbewaking
• Boekhouding van derden organiseren en voeren
• Advies in fiscale zaken
• Vertegenwoordiging van individuele vennoten bij controle
• Controleren van de betrouwbaarheid van gegevens opgemaakt door de raad van bestuur
• Opmaken van de nodige verslagen

Nu je bovenstaande werkzaamheden hebt bekeken, bedenk je dan eens hoe goed jij dit zelf zou kunnen. Waarschijnlijk bedenkt je dan dat je nog veel over deze onderwerpen moet leren. En dat is logisch!

Jij hebt ondernemerskwaliteiten en niet meerdere jaren accountancy of andere gerelateerde studies gevolgd om deze kennis te vergaren.

Bedenk je nu ook eens wat het je zou kunnen opleveren als iemand anders (die wel al deze kennis tot zijn/haar beschikking heeft) deze taken voor je uit handen neemt. We zetten 3 voorbeelden voor je op een rijtje:

1.Een accountant zorgt ervoor dat jouw boekhouding helemaal compleet is, en dat deze ook vooral klopt. Zo voorkom je ten eerste boetes en naheffingen, maar weet je ook precies hoe jouw bedrijfsresultaten kan verbeteren. Je weet precies of je voor een bepaalde periode nog kosten moet maken om niet een torenhoge belastingheffing te krijgen.

2.Een accountant kijkt en denkt mee met jouw bedrijfsprocessen (Voornamelijk de financiële en fiscale processen). Jouw accountant weet precies wat je moet doen als je voor belangrijke keuzes staat. Twijfel jij bijvoorbeeld of je jouw eenmanszaak moet omzetten naar een B.V., kan jouw account je precies vertellen wat dit je meer gaat kosten of opbrengen.

3.En natuurlijk bespaart een accountant je simpelweg heel veel tijd. Ga maar eens na hoeveel uur per maand jij bezig bent met accountant gerelateerde taken. Bedenk je vervolgens ook hoeveel meer omzet je had kunnen genereren als je deze tijd in andere taken had gestoken.

Hoe en goede boekhouder vinden? 4 tips

1. Zoek uit of hij/zij met de tijd mee gaat

Dankzij het internet en het razende tempo waarin de technologie zich ontwikkelt, wordt het echte ‘boekhouden’ steeds makkelijker. Bankafschriften kun je automatisch uploaden en veel boekhoudpakketten hebben een scanfunctie zodat je de factuur aan de boeking koppelt. Veel boekhoudpakketten staan online, wat betekent dat jij zelf op ieder gewenst moment kunt zien hoe je er financieel gezien voor staat.

Deze ontwikkelingen schelen niet alleen heel veel tijd bij de verwerking, maar schelen ook enorm veel tijd bij de analyse. Heb het met je aanstaande accountant over deze punten.

Onze mening: haak af wanneer de accountant bankafschriften nog handmatig overtypt, of wanneer hij/zij je boekhouding maar eens per kwartaal verwerkt (zodat je wel de btw-aangifte kunt doen, maar niet real-time inzicht hebt in cijfers).

2. Ga niet met een accountant in zee als je het niet kunt volgen

Accountants zijn experts. Dat is mooi, want daar huren we ze voor in. Maar experts hebben de neiging te vergeten dat wij zelf qua kennisniveau tien stappen op hun achter lopen. Einstein zei het erg mooi: ‘Als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, dan begrijp je het niet goed genoeg.”

En zo is het maar net. Vraag je nieuwe adviseur tijdens het kennismakingsgesprek bijvoorbeeld; ‘Wil je me nog eens uitleggen waarom het eigen vermogen rechts staat op de balans, en niet links?‘ Of ‘Waarom zijn mijn liquide middelen niet hetzelfde als mijn eigen vermogen?‘ En als je het antwoord niet snapt, dan is het geen goede accountant.

3. Praat met minimaal twee potentiële accountants

Eén keuze, kan je net zo goed omschrijven als geen keuze. Praat altijd met minimaal twee potentiële accountants zodat je de voor- en nadelen kunt vergelijken. Luister ook niet enkel naar het advies van een collega-ondernemer. Te vaak kiezen ondernemers de accountant die iemand uit zijn netwerk ook heeft. Maar dat wil niet zeggen dat die accountant ook daadwerkelijk de beste voor jou en jouw business is!

Mensen hebben vanuit nature de neiging om de keuze die ze eenmaal gemaakt hebben te verdedigen, ook als die keuze niet helemaal de juiste was. Logisch dus dat iedereen altijd de accountant adviseert die hij/zij zelf heeft. Vraag dus altijd door als je een accountant geadviseerd krijgt. En ga zelf praten. Met minimaal twee potentiële adviseurs! En vergeet niet, hoe meer vergelijkbare accountants, hoe beter.

4. Maak sluitende (vaste) prijsafspraken

Maandelijks spreek ik wel een teleurgestelde ondernemer die dacht een factuur van € 1.500,- per jaar te moeten betalen, maar die uiteindelijk een rekening van € 2.500,- op de mat vond van zijn/haar accountant.

Of een startende ondernemer die slecht een aangenaam kennismakingsgesprek voerde en vervolgens €275,- moest betalen voor dat kennismakingsgesprek. Of wellicht nog erger, een ondernemer die belde met één simpele vraag; en anderhalve dag later de rekening voor die simpele vraag gepresenteerd kreeg.

Accountants zijn gewend om gewoon iedere gewerkte minuut te factureren. Wil je niet voor onaangename verrassingen komen te staan? Zorg dan dat je 100% heldere afspraken maakt. Betaal je een vast bedrag per jaar? Dan moet je precies weten wat er allemaal in dat bedrag zit. Spreek ook af of het kennismakingsgesprek vrijblijvend en kosteloos is. En belangrijk; spreek af dat je mag bellen met een vraag en dat je pas een factuur krijgt als hij dat expliciet (van te voren) aankondigt.