SMS-etiquette voor vastgoedmakelaars: 10 tips voor professionele communicatie

Tekstberichten zijn een gemakkelijke manier om onderweg met klanten en andere professionele contacten te communiceren. Maar een fout van de autocorrectie of een ongemakkelijk geplaatste emoji kan een professioneel gesprek in enkele seconden op zijn kop zetten. Het is belangrijk om de balans te vinden tussen professioneel, benaderbaar en duidelijk. Hier is hoe:

1. Identificeer jezelf

Stel jezelf altijd voor in jouw eerste bericht naar een klant. Geef jouw volledige naam en een beetje detail over hoe ze je kennen en wat je van hen verwacht. Wees duidelijk over jouw bedoelingen bij het sms'en van klanten en vermijd zo dat ze geïrriteerd raken of dat jouw berichten ongelezen blijven. Laat jouw klanten bijvoorbeeld op voorhand weten dat je hen alleen per sms zult contacteren in geval van urgente zaken of als je snel een "ja" of "nee" nodig hebt.

2. Let op jouw toon

Wanneer je snel en to-the-point berichten schrijft, is het gemakkelijk om harder over te komen dan normaal. Anderzijds missen lange berichten natuurlijke communicatie-indicatoren en kunnen ze gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. We raden aan om sms-berichten te gebruiken voor informatie die rechttoe rechtaan is en weinig ruimte laat voor misverstanden. Een vriendelijke begroeting gevolgd door een directe vraag of statement is de perfecte gulden middenweg.

Houd er rekening mee dat de communicatie via alle kanalen consistent moet zijn met jouw merk. Vermijd onnatuurlijke pogingen tot gevatte opmerkingen of een geanimeerde toon, tenzij dit in overeenstemming is met jouw algemene merkidentiteit en de klanten waarmee je sms't daar goed van op de hoogte zijn. Bij potentiële klanten of nieuwe verwijzingen kan je beter op veilig spelen. Verminder de grappen een beetje en neig meer naar de professionele kant.

3. Wees voorzichtig met afkortingen

De meeste vastgoedmakelaars gebruiken sms om professioneel en in hun persoonlijke leven te communiceren - vaak op dezelfde telefoon. Het is gemakkelijk om terug te vallen op een "np" of "OMG" wanneer je gewend bent om informele gesprekken te voeren via sms. De regel om in gedachten te houden om alle verwarring te vermijden: sms alleen wat je hardop ook zou communiceren. Als je niet zeker bent of de toon geschikt is, lees dan eerst jouw bericht hardop voor vooraleer je het verzendt.

4. Zet berichten indien nodig over naar een ander medium

Niemand wil horen dat ze hun droomhuis zijn misgelopen via een sms. Een sms is te informeel om slecht nieuws te brengen. Hetzelfde geldt voor ingewikkeld nieuws, gedetailleerde uitleg en vertrouwelijke informatie. Gebruik in plaats daarvan sms enkel om klanten op de hoogte te stellen dat je ze telefonisch zal bereiken over hun recente aanbod, of stuur hen een bericht om hen te waarschuwen dat je hen documentatie hebt gemaild die ondertekend moet worden, of een herinnering aan hun afspraak.

In alle gevallen moet financiële informatie buiten tekstberichten worden gehouden. Sms-berichten zijn niet versleuteld, wat betekent dat er een reëel risico bestaat dat mobiele providers en hackers met lage vaardigheden toegang hiertoe hebben.

5. Reageer snel

Als je een vastgoedmakelaar, heb je waarschijnlijk je telefoon in je hand terwijl je dit leest. Makelaars zijn berucht om vastgeplakt te zitten aan hun telefoon van dag tot nacht. De vastgoedwereld volgt niet de normale kantooruren en dagen, dus waarom zou jij dat wel doen? Voor jouw eigen bestwil doe je dit best wel. Dit heb je echt wel nodig.

In de meeste gevallen moeten makelaars direct reageren (zo niet binnen een paar uur na ontvangst van een bericht). Meer dan 24 uur zonder reactie op een bericht van een klant kan je geloofwaardigheid bij klanten in gevaar brengen. Als klanten echter in de vroege ochtenduren of 's avonds laat contact opnemen, is dat een teken dat je je grenzen moet verduidelijken.

Laat klanten van tevoren weten wanneer je beschikbaar bent om berichten te beantwoorden en dat je hun tijd evenveel zult respecteren. Voor nieuwe verwijzingen of contacten, bereid je automatische berichten voor of een bericht dat je gemakkelijk kunt kopiëren en plakken met je werkuren. Als je de verleiding kunt weerstaan om berichten meteen te lezen, is het het beste om buiten kantooruren berichten "ongelezen" te laten totdat je echt klaar bent om te reageren.

6. Wees spaarzaam met emoji's of vermijd ze helemaal

Het probleem met emoji's komt terug op verkeerde interpretatie. Sommige emoji's (zoals deze bijvoorbeeld: 🥴😉🥶) hebben meerdere betekenissen en kunnen de ontvanger een verkeerd idee geven. Het is aan jou als vastgoedmakelaar om de dynamiek van je klantrelatie en de betrokken persoonlijkheden te beoordelen. De dynamiek tussen jou en de persoon met wie je communiceert, geeft je een beter idee of emoji's zinvol zullen zijn of niet.

7. Spam niet met marketing

Klanten die jou hun persoonlijke telefoonnummers hebben toevertrouwd, verwachten niet dat ze pusherige, promotionele sms'jes ontvangen. Om goede relaties met jouw klanten te behouden, houd je promotionele inhoud op minder persoonlijke media zoals sociale media of e-mail.

Marketingberichten die zonder toestemming worden verzonden, kunnen zelfs door de wet worden bestra

8. Controleer op fouten

Dit spreekt voor zich. Een bericht vol spel- en grammaticafouten maakt je slordig en gehaast. Lees je tekst opnieuw door voordat je op verzenden drukt. Daarnaast komt het ook niet professioneel over wanneer je bericht vol fouten staat.

9. K.I.S.S.

Keep it short and simple. Als vastgoedmakelaar is duidelijke communicatie essentieel voor jouw succes. Je moet gewend zijn aan het samenvatten van complexe vastgoedinformatie en het vereenvoudigen ervan voor jouw contacten. Weet je niet zeker of jouw bericht beknopt genoeg is om de K.I.S.S. test te doorstaan? Als jouw antwoord langer is dan twee tot drie berichten, schakel dan over naar een telefoongesprek of e-mail.

10. Beëindig het gesprek elegant

Een eenvoudige "Bedankt voor het contact en een fijne dag verder," is een voorbeeld van hoe je het bericht elegant kunt beëindigen.