Meer gedaan krijgen in minder tijd

Je productiviteit op een grafiek

Er zijn al reeds zo’n 150 productiviteitsonderzoeken gedaan achter de 40-urige werkweek. Deze onderzoeken zijn uitgevoerd om de productiviteit te verhogen. Dit voor zowel de mensen die kenniswerk doen van op kantoor als van thuis uit.

Alle onderzoeken tonen aan dat productiviteit niet langer lineair is. Een uur werken staat niet langer gelijk aan een x aantal afgeronde taken. Wel hebben de onderzoeken getoond dat de productiviteit “stabiel” is bij een werkweek van 40 uren. Kijk maar op onderstaande grafiek. Wil je langer dan 40 uur per week werken? Dan kan dit zeker, maar het wordt voorspeld dat je productiviteit zal dalen na een maand.

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat het probleem niet is dat we niet genoeg tijd hebben - het probleem is dat we die tijd niet zo effectief gebruiken als we zouden moeten.

Onderzoek toont aan dat de gemiddelde werker op een achturige werkdag slechts twee uur en 53 minuten productief is. Dit betekent dat we gemiddeld meer dan vijf uur per dag inefficiënt bezig zijn. Volgens die studie wordt de meeste tijd verspild aan het lezen van nieuwswebsites, het controleren van sociale media, niet-werkgerelateerde chats met collega's, het maken van koffie/eten, en het beantwoorden van online berichtjes.

Een andere studie heeft aangetoond dat we vreselijk goed geconcentreerd kunnen blijven - en dat veel tijd wordt verspild aan afleiding. Volgens de studie wordt de gemiddelde medewerker elke zes tot acht minuten afgeleid door zijn smartphone of e-mailberichten. Elke dag worden er uren verspild door uitstelgedrag, omschakelingskosten en afleidingen. Het is niet moeilijk dat we dan niet productief kunnen zijn!

Het grootste bezwaar tegen kortere werkdagen is dat de meeste mensen niet eens al hun taken kunnen afwerken in een werkdag van acht uur, dus hoe in godsnaam kunnen ze dit dan wel in zes uur tijd?

In deze blog tonen we je 7 verschillende manieren zodat je voor jezelf het meest effectieve systeem voor productiviteit en geluk kan creëren. Laten we van start gaan!

‍

Alles begint met je ochtendroutine

Top-presterende makelaars weten natuurlijk dat hoe je je dag begint, bijna net zo belangrijk is als wat je doet gedurende de dag. Begin daarom je ochtend met een heerlijk kopje koffie, en lig niet in bed te stressen over je e-mails om je vervolgens te haasten naar kantoor.

Probeer eens deze tips uit:

#1 Word elke ochtend op hetzelfde tijdstip wakker

Hoewel je misschien houdt van de vrijheid om "uit te slapen", zal het op dezelfde tijd opstaan elke dag van de week je helpen alerter en productiever te zijn, en het veel gemakkelijker maken om jouw tijd effectief te beheren. Dus laat de snoozer niet rinkelen!

#2 Raak je telefoon niet aan

Studies tonen aan dat het cortisolniveau (een stresshormoon) 's morgens het hoogst is. Als je nog meer stress veroorzaakt door jouw telefoon te checken zodra je wakker wordt, verbruik je al energie voordat je nog maar kan beginnen aan je dag. Doe het dus niet!

#3 Bewegen

's Ochtends sporten verbetert je aandacht, het visueel leren en de besluitvorming gedurende de dag. Dus kom 's ochtends in beweging om je deals in de middag in beweging te krijgen.

#4 Drink koffie

Drink een kopje koffie tussen 9:30 en 11:30 uur om de boost in alertheid die het je geeft te maximaliseren. Eerdere consumptie van koffie kan je cortisolniveau (stresshormoon) doen stijgen en dit kan je alertheid schaden.

Tijdsblokken & Doelen

Veel makelaars maken de fout om hun agenda's van dag tot dag te micromanagen. Hoewel velen beweren dat "geen twee dagen hetzelfde zijn," dat is gewoon niet waar voor 99% van de makelaars. Op lange termijn heb je zeker en vast dezelfde doelen. Deze kan je opsplitsen als wekelijkse-maandelijkse-jaarlijkse doelen. Deze zouden namelijk allemaal op eenzelfde lijn moeten lopen. Verlies dus geen tijd met het maken van een dagelijks nieuw plan.  Dit houdt je niet alleen onnodig bezig, maar het is zeker en vast vermoeiend. Wanneer er ook nog aspecten zoals stress en onvoorziene toestanden om de hoek komen kijken, kan dit je afleiden van je lange termijn doelen.

Maak elke 2 weken een planning en vul 60% van jouw schema met vrije tijd, commerciële activiteiten, administratie en ...

Download hier onze checklist en maak elke week de geschikte planning.  

Ps: “Bundel commerciële gesprekken. Méér focus, hoger energielevel en kansen vergroten.”

Elimineer en prioriteer

Zodra je jouw week in tijdsblokken hebt georganiseerd, kan je jouw taken prioriteren binnen jouw dag.

We verspillen te veel tijd aan futiliteiten die de zaak niet vooruithelpen. Dit leidt tot opportuniteitskosten. Elk uur dat aan een onbelangrijke taak wordt besteed, had kunnen worden besteed aan een taak met een grote impact die daadwerkelijk leidt tot meer belangrijke vooruitgang.

Geef voortdurend prioriteit aan de taken met de hoogste ROI en schrap waar mogelijk de onbelangrijke taken. Dit is de basis van het 80/20 principe, dat stelt dat ruwweg 20% van de taken tot 80% van de resultaten leidt. Tegelijkertijd leidt 80% van de taken tot slechts 20% van de resultaten. Niet alle taken zijn even belangrijk. Elimineer en prioriteer.

Pro-tip: De Eisenhower Matrix helpt bij het prioriteren van dagelijkse taken. En iedereen kan hier gebruik van maken, of dat het nu werkgerelateerd is of niet.

Eisenhower Matrix - hoe werkt het?

Maak een lijst van alle taken die je doet op een dagelijkse basis, en zet ze elk in een van de vier categorieën:

1. Doen - Dit moeten je kerntaken zijn die je direct geld opleveren, zoals cold calling, deurkloppen, het beheren van Facebook-advertenties, en het reageren op nieuwe leads en huidige klanten. Deze taken hebben de hoogste prioriteit en doe je als allereerst.

2. Plannen - Met andere woorden: belangrijk, maar niet dringend. Deze taken kunnen o.a. zijn: het onderzoeken van een nieuwe CRM, netwerken, het optimaliseren van jouw website, doelen stellen, bloggen, en het segmenteren van je leads…

3. Delegeer - Heel lastig, maar broodnodig. Het delegeren van taken is geweldig als je over de hulp beschikt. Delegeer de taken die je immens veel tijd innemen, die zorgen voor opportuniteiten maar je weerhouden van je allerbelangrijkste taken. Zo’n taken kunnen zijn: social media berichten posten, nieuwe e-mailadressen opzoeken, koude leads screenen…

4. Elimineren - Dit zijn de taken die je helemaal niet helpen. Voor de meeste mensen zullen deze social media-gerelateerd zijn. Levert het geen nieuwe leads op? Dan is het hoog tijd voor een nieuwe strategie dat je wel geld opbrengt!

Automatiseer je werk

Nu software en AI elke dag geavanceerder worden, is het mogelijk om veel meer taken te automatiseren dan ooit tevoren. Gebruik dit in jouw voordeel. Elke taak die je automatiseert hoef je niet meer handmatig te doen, waardoor je elke week kostbare uren bespaart.

Ook is er een duister geheim in de vastgoedsector waar niemand over praat. Topmakelaars  gebruiken namelijk robots (!) om veel van de taken te automatiseren die je misschien nog op de ouderwetse manier doet.  Hoe doen ze dit? Met een goed CRM-systeem dat hen helpt de juiste lead te bereiken, met de juiste boodschap, op het juiste moment. Een goede CRM kan je UREN werk per dag besparen en helpen leads lang genoeg te koesteren om klanten en gesloten deals te worden.

Op dit moment kan je je misschien nog redden met een Excel-sheet, maar wat gaat er gebeuren als je 5x zoveel leads te verwerken krijgt? Hoe ga je al hun verjaardagen, sluiting verjaardagen, verhuisdata, voorkeuren, enzovoort, onthouden? De kans is groot dat je dat niet doet.

Veel makelaars gaan gewoon door en laten leads, deals, en het belangrijkste, potentiële toekomstige verwijzingen, gewoon door de vele gaten in het systeem glippen. Investeer dus in automatisering en een goede CRM-systeem.

Vergeet niet om tijd in te plannen voor ontspanning

Een manier om ervoor te zorgen dat je je nieuwe schema laat varen, is om jezelf te overboeken met werk. Doe dit niet! Maak in plaats daarvan tijd vrij voor een kopje koffie, sporten, een bezoek aan de sauna, een praatje met collega’s over alles wat niet met vastgoed te maken heeft, of maak simpelweg een wandeling.

Pro-Tip: De beste manier om ontspanning in jouw schema op te nemen is gebruik te maken van de zogenaamde Pomodoro Techniek.

De "Pomodoro Techniek” - hoe werkt het?

De Pomodoro-techniek een eenvoudige tijdstrategie om de productiviteit te verhogen. Het idee is dat je hersenen zich maar ongeveer een uur echt kunnen concentreren op één taak zonder af te dwalen.

Dat betekent dat opstaan en een snelle pauze om het uur (of anders) en dan terug te keren naar je werk je veel productiever zal maken.

Om het te laten werken, moet je een timer instellen met een zacht alarm dat je eraan herinnert om een pauze te nemen. Pomofocus is een website dat dit Pomodoro techniek toepast. Stel de timer in, schrijf de taken dat je wilt volbrengen binnen die tijd en ga aan de slag.

Gebruik je piek-energie tijd nuttig

Iedereen heeft een natuurlijk moment op de dag waarop hij het meest energiek, mentaal scherp en productief is. Dit is jouw 'energie piektijd'. Volgens onderzoek is de ochtend de piektijd voor ongeveer 75% van de beroepsbevolking. Dan is de wilskracht het grootst en is de mentale energie nog niet uitgeput.

Tijdens je energiepiek kun je in een relatief korte tijd grote sprongen voorwaarts maken. In termen van productiviteit is de ROI van je piekuren veel hoger dan de ROI van elk ander uur op de werkdag.

Daarom moet je je piekuren koste wat kost beschermen. Geen vergaderingen. Geen onbelangrijk werk. Geen afleidingen. Gebruik dit tijdsblok van piek cognitieve prestaties om jouw dagelijkse productiviteit te maximaliseren.

Begin of sluit je aan bij een team

Als we 1 ding geleerd hebben van de vastgoedsector, dan is het dat makelaars geen zaken doen op een eiland. Er is een zeer goede reden voor. Teams stellen teamleiders in staat te delegeren.

Dat betekent dat ze kunnen werken aan kleine delen van het bedrijf waar ze goed in zijn, zoals eigenaars pitchen of onderhandelen over deals, terwijl een hele bemanning van andere mensen werken aan waar zij geweldig in zijn.

Als je naar een hoger level wilt stijgen in vastgoed, een merk starten of je leiderschapskwaliteiten bijschaven start dan met het bouwen van een team.

Als je wilt werken in vastgoed, leads wilt hebben, veel steun, minder verantwoordelijkheden en een heleboel minder chaos, word dan lid van een vastgoedteam.

‍"Alleen kom je ver, maar samen nog véél verder"

Conclusie?

Een miljard uur per week werken is geen goed plan om al jouw doelen te realiseren. In feite, als je tijd strategisch gebruikt, hulp inhuurt, een team start, gebruik maakt van een goed CRM-systeem zul je uiteindelijk meer deals sluiten en minder uren per week nutteloos werk verrichten.