Leren delegeren als leidinggevende: enkele tips

Waarom is leren delegeren zo belangrijk?

Delegeren is iets zeer belangrijk en maakt je geen lui persoon, het is net essentieel voor een goed time management. Als je iemand anders jouw taken laat uitvoeren, krijg je zelf meer tijd om aanvullende projecten of taken uit te voeren, of je krijgt meer tijd om 'on the business' te werken in plaats van 'in the business'. 

Naast het feit dat je meer tijd daarvoor krijgt, zorg je ook dat de vaardigheden van jouw medewerkers opgebouwd worden, waardoor je een sterk team opbouwt. Als je niet van plan met om effectief mensen op jouw payroll te zetten, kan je uiteraard ook werken met freelancers. Ook zij kunnen jou goed bijstaan in het uitvoeren van bepaalde projecten en/of taken.

Hoe starten met delegeren?

1. Zet de juiste verwachtingen

Wees duidelijk met wat je verwacht en wat je wil bereiken, maar zorg ervoor dat je niet dicteert hoe het moet gebeuren. Het uiteindelijke resultaat is het belangrijkste en op die manier geef je nog de nodige vrijheid om de taken uit te voeren. Hoe iets uitgevoerd wordt is dus minder belangrijk dan het resultaat dat jij verwacht.

Het is veel gemakkelijker en helderder als je op voorhand jouw verwachtingen duidelijk maakt. Zorg ook dat je de nodige evaluatiemomenten inplant en deadlines vastlegt. Zo weten zij ook wanneer zij verantwoording dienen af te leggen over de resultaten.

2. Bepaal zijn/haar skills

Niet iedereen heeft dezelfde skills, dus toets op voorhand even af vooraleer je iemand een bepaalde taak delegeert wat zijn/haar skills net zijn. Iemand met ervaring zal je minder moeten begeleiden, terwijl een beginner de nodige instructies wel degelijk nodig heeft om de taak tot een goed einde te brengen.

Wees jezelf ook bewust dat jij perfect weet hoe je de dingen uitvoert, maar dat de persoon die jouw projecten en/of taken overneemt wel fouten kan maken. En dat is niet erg. Geef ze dan ook de ruimte om dit zelf op te lossen en het toch tot het verwachte eindresultaat te brengen. En neem zeker de taak niet terug. Als je deze delegeert aan iemand anders, dan is het niet meer jouw verantwoordelijkheid en moet je het vertrouwen hebben dat dit goed uitgevoerd wordt. Uiteraard kan je wel altijd bijsturen waar nodig.

Als je in het begin moeilijkheden hebt met zaken uit handen te geven, kan je altijd starten met kleine taken , zodat je voldoende vertrouwen krijgt om grotere projecten uit handen te geven. 

”You can do anything, but not everything." - David Allen 

3. Voldoende feedback momenten inplannen

Zorg dat je voldoende begeleiding biedt en momenten hebt voor rapportage. Je geeft de taken wel uit handen, maar alles dient nog wel opgevolgd te worden en de persoon heeft ook feedback momenten nodig. Als je geen goede feedback kan geven die nuttig en bruikbaar is , wordt het een grote uitdaging om een tweede keer iets te delegeren. Ging het goed? Super, vertel ze dan ook dat het goed was;

Ging het minder goed? Help ze dan hoe ze dit in de toekomst kunnen voorkomen.

Zorg voor deadlines, en controleer waar nodig. En nog belangrijker, geef dus voldoende support waar nodig. 

Struikelblokken waar je op moet letten

• Verwacht niet dat mensen jouw gedachten kunnen lezen. 
• Onderschat de tijd niet die nodig is om bepaalde zaken af te ronden. Niet alles kan even snel gedaan zijn dan dat jij wil of denkt.
• Wees geduldig en geef mensen de tijd en de ruimte om te groeien
• Geef ook de nodige bevoegdheid aan de persoon waaraan je iets delegeert. Zorg dat ze niet bij elke stap jouw toestemming hoeven te vragen, want anders heb je niet genoeg gedelegeerd. Dit is ook zeer frustrerend voor de persoon die de taak uitvoert.
• Last but not least: Communicatie is key.