Hoe jouw mailbox organiseren

De 4 D's van email management

Om te beginnen met email management is het belangrijk om te weten dat er een systeem van 4 D's bestaat die jou hiermee kan helpen. 

Delete (verwijderen)

Als het niet belangrijk is, verwijder het dan meteen uit jouw mailbox. Het heeft geen zin om deze mail bij te houden. 

Delegate (delegeren)

Moet je het zelf afhandelen, of kan je dit delegeren ?

Do (uitvoeren)

Als het iets is dat je in 2 minuten of minder kan voltooien, doe het dan meteen (een antwoord verzenden, bericht opslaan, telefoontje plegen, etc.) 

Defer (uitstellen)

Duurt het langer als 2 minuten om te lezen en af te werken? Stel dit dan uit en plan dit dan in.

Het nut van dit systeem is om ervoor te zorgen dat je dezelfde mail meerdere keer aanraakt en om jouw inbox uiteraard 'mooi' te houden.

Deel jouw inbox in 4 mappen in

Daarnaast is het belangrijk dat je jouw mailbox indeelt in 4 mappen.

De Inboxmap

De inbox is eigenlijk alleen maar de plaats om inkomende e-mails in op te vangen, en that's it! Het dient dus niet als to-do lijst of als archief, maw enkel ongelezen emails dienen hierin te zitten. Dit betekent dat je voor elke e-mail een beslissing neemt op basis van de hierboven beschreven D's. Zo lees je elke mail maar één keer en heb je op het einde van de dag een lege inbox en dus ook minder stress.

De Actiemap

Eens je de beslissing op basis van de 4 D's genomen hebt, kan het zijn dat je zelf nog mails hebt waar je zaken voor dient uit te voeren dat je niet direct kan doen omdat het te veel tijd in beslag neemt. Maak hiervoor dan een andere map aan: De Actiemap. Uiteraard kan je dit ook een andere naam geven. In deze map steek je dan alle mails waarop je nog actie dient te ondernemen. Vergeet ook niet om ze op jouw to-do lijst te schrijven zodat je ze niet uit het oog verliest.

De Archiefmap

Deze staat al standaard in jouw mailbox voorzien. Dankzij de zoekfunctie in jouw mailbox vind je vaak als je begint te zoeken op naam of bedrijf direct de gevraagde mail terug. En er zijn altijd mails die belangrijk zijn om te bewaren, maar waar je geen taken meer voor dient uit te voeren. Dan is het dus handig om deze in de archiefmap te plaatsen. Indien je graag extra onderverdelingen wilt kan je nog extra mappen maken op basis van project, bestelling, etc.

De map 'wachten op'

Deze map is een overzicht van e-mails waar je nog een antwoord op verwacht. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken voor aanvragen die je hebt ingediend, maar waar je nog geen reactie op hebt ontvangen of een mail om een afspraak te regelen. Zolang deze mail in die map staat, weet je dat je nog geen reactie hebt ontvangen en dit dus mogelijks dient op te volgen.

Werk met vaste tijdstippen

Velen krijgen bij elke mail een melding op hun telefoon en gaan direct naar hun mailbox. Dit kan je beter vermijden want dit zorgt ervoor dat je niet gefocust bent en kan ook mogelijks voor irritatie zorgen.  Zorg daarom dat je dagelijks 1 of 2 momenten inplant om jouw mailbox te openen. Dit kan je in de voormiddag en in de namiddag doen, maar je kan ook perfect maar 1 moment van een halfuur in jouw agenda inplannen. Een geordende mailbox kan al veel doen om de druk wat te temperen, om rust te creëren, en om tijd te maken voor andere zaken.

Overige tips

Hoef je zelf een mail te sturen?

Een mail versturen is niet altijd het beste om jouw boodschap duidelijk te maken. Vaak is een telefoontje bijvoorbeeld gemakkelijker. Heb je snel een antwoord nodig? Ook dan kan je best sneller de telefoon vastnemen. Het voordeel is dat je dan ook geen mail meer terugkrijgt die je zal moeten verwerken.Controleopties en verzoeken om leesbevestiging zorgen alleen maar voor extra e-mails. Zet ze daarom uit.

Maak de eerste regel van jouw mail zichtbaar

Stel je e-mailprogramma zo in, dat je in je inbox niet alleen de afzender en de onderwerpregel te zien krijgt, maar ook de eerste regels van het bericht. Gmail doet dit automatisch al, maar bij anderen zoals Outlook dien je dit nog in te stellen. Op die manier heb je sneller inzicht in jouw mails en kan je gaan verwerken op prioriteit.

Maak templates

Verstuur je vaak dezelfde mail? Het komt vaak voor dat je dezelfde soorten antwoorden verstuurd: bedankingsmail, het maken van een afspraak, etc. In dat geval kan je beter templates aanmaken waar je dan hier en daar nog iets kleins dient aan te passen ipv telkens opnieuw een hele mail op te stellen. Dit bespaart ook weer wat extra werk.

Schrijf uit

Vaak schrijf je jezelf in voor een nieuwsbrief omdat het niet anders kan en blijf je hier mails van binnenkrijgen die je eigenlijk niet leest. Heb je dit inderdaad voor? Schrijf dan voor al deze nieuwsbrieven uit, ook dat is weer een heleboel tijd bespaart in jouw mailbox.