Dat wilt niet zeggen dat je medewerkers niet geïnformeerd willen worden. Het is de plicht van een bedrijf om zijn medewerkers op de hoogte te houden van nieuws dat hun dagelijks leven kan beïnvloeden. In die gevallen krijgt het leiderschap de kans om respectievelijk verandering te communiceren.

Hier zijn vijf benaderingen om met medewerkers te communiceren in moeilijke tijden op een manier die medewerkers  helpt de juiste boodschap te krijgen voor hoe ze verder moeten.

1. Doe niet alsof er niets is

Je hebt misschien geen controle over wat er allemaal afspeelt, maar je hebt wel controle op je manier van managen.  Als we niet weten hoe we op bepaald nieuws moeten reageren, zwijgen we meestal (of er kan een ongemakkelijke grap uitvliegen). Zwijgen is een slecht beestje. Als je niets zegt, zal je team denken dat je niet op de hoogte bent van bepaalde gebeurtenissen of dat je er niets om geeft. Dat kan je vertrouwen ondermijnen… Afhankelijk van de grootte en schaal van je team, kan je zelf kiezen hoe je best een gebeurtenis bespreekbaar maakt. Dit kan een simpel mail zijn waar jij je als mens opstelt in plaats van manager, en de boodschap recht vanuit je hart komt. 

Het is belangrijker nog dat je een weg voorwaarts voorziet. 

Dit kan betekenen dat je een ruimte creëert waarin mensen hun emoties kunnen verwerken. Je kan hierbij ook medewerkers betaald verlof aanbieding Wanneer is het nodig hebben ook Je kan andere beleidsregels invoeren die voor het bedrijf nuttig kunnen zijn in tijden van crisis.

2. Creëer een ruimte waarin alles bespreekbaar is (zelfs vóór een crisis)

Vertrouwen kan niet van de ene dag op de andere met één enkele e-mail worden verdiend. Wanneer jij je zorgen maakt over je iets dat er gaande is, of in je leven is gebeurd- is het moeilijk om dat uit je hoofd te zetten en je op je werk te concentreren. 

Wanneer zo'n gebeurtenis zich voordoet, is het belangrijk dat je medewerkers zich veilig genoeg voelen om zich open te stellen. Maar als je nooit eerder moeite hebt gedaan om ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen bij het voeren van moeilijke conversaties,  zal dit een groot obstakel zijn. 

Het uiteindelijke doel is om een veilige omgeving te creëren waarin je praat over de verschillen en moeilijkheden vooraleer iets gebeurt. Zo kunnen je medewerkers met trots zeggen: “Ja, toen mijn manager me vroeg hoe het met me ging, heb ik gezegd dat het niet goed gaat”. Dat is precies wat je wilt bereiken. 

Als je je niet op je gemak voelt om zaken te bespreken zoals wat je dit weekend gedaan hebt, of in je vrije tijd, hoe ga je dan in godsnaam omgaan met moeilijk gesprekken - zoals identiteitsproblemen of crisissen? 

3. Creëer ruimte voor verschillende reacties

Iedereen reageert anders bij gebeurtenissen. Erken wat er aan de hand is, maar vraag niet in een team omgeving om iets persoonlijks te vertellen. Bespreek zo’n zaken 1-op-1. 

Misschien willen sommigen zich op hun werk storten als afleiding, terwijl anderen te afgeleid zijn om goed werk te leveren. Er zijn ook medewerkers die het prettig vinden om over hun gevoelens te praten, terwijl anderen te overweldigend, te overstuur of uitgeput voelen om iets te zeggen. Leer je teamleden beter kennen om te weten wat er voor hun werkt. zo kunnen sommige teamleden zich veiliger voelen om emoties te bespreken in kleinere groepen - en met personen met dezelfde identiteit.

Voorzie tijd en ruimte voor diegenen die samen willen komen om hun emoties te delen. Je hoeft zo’n samenkomst niet zelf te faciliteren. Laat iemand anders die getraind is dit wel doen zoals een HR-leidinggevende die het gesprek losjes kan laten leiden. Een facilitator moet luisteren om te begrijpen in plaats van te proberen om iets op te lossen. 

Maak duidelijk dat je deur altijd open staat: “Naar aanleiding van ____  wil ik herhalen dat als er iets is waar ik of de organisatie mee kan helpen, dat jullie niet mogen aarzelen om het me te laten weten. En mocht je tijd nodig hebben om te ontspannen, doe dat dan alstublieft”

4. Leer zaken opzettelijk loslaten

Als jij je overweldigd voelt, leg dan geen extra of onnodige druk op jezelf. Neem even de tijd om een deel van je dag of week makkelijker te laten verlopen. Je kan kiezen om een vergadering te verplaatsen, en kijk of je dringende actiepunten via e-mail kan afhandelen. Durf ook nee te zeggen tegen niet-dringende zaken. Door je bijstellen van je verwachtingen toon je jezelf vriendelijkheid en verlichting. En dat is net wat je nodig hebt in stressvolle situaties. 

Probeer hetzelfde te doen voor jouw team. Ook zij zullen zich soms overweldigd voelen. In moeilijke tijden is het aan jou (als rol van manager) om van jouw werk een plaats van troost te maken, niet een bron van meer stress. 

Hoe kan je dit mooi aanpakken? Vraag aan elk van je teamleden om naar jouw volgende 1-op-1 vergadering een lijst op te stellen met alles wat op hun bordje ligt. Erken de huidige situatie. Benadruk dat je een team bent, help hen vervolgens met prioriteiten te stellen in hun werk. Het is belangrijk dat ook jouw team een beter evenwicht bereikt. Investeer ook in hun geestelijke gezondheid. 

5. Help jouw team hun energie te gebruiken voor positieve verandering

Het is niet erg om boos of verontwaardigd te zijn over nieuws. Natuurlijk kunnen emotionele uitbarstingen op het werk verontrustend zijn, maar het hebben van een sterke reactie op zich is niet per se slecht (het constant onderdrukken is voor niemand goed). Als je weet hoe je met bepaalde emoties moet omgaan, zullen deze emoties zelfs je zelfvertrouwen vergroten, je zelfzekerder, capabel en sterk maken.

Dit wilt niet zeggen dat schreeuwen of gillen op het werkplek toegestaan is, maar je moet je team wel voorzichtig aanmoedigen om hun emoties (woede of wanhoop) te uiten en te gebruiken om de situatie te verbeteren of pleiten voor verandering. 

Nog enkele tips

Focus op wat je wel kan beïnvloeden

Met andere woorden, verspil geen kostbare tijd aan zaken die je niet kan beheersen of veranderen. Hoe graag je het ook zou willen, je kan iemands reactie op een boodschap niet dicteren, en je hebt ook niet de luxe om de boodschap aan te passen aan elk individu. De meest verstandige en vriendelijke manier om met moeilijke communicatie om te gaan is om berichten en nieuws op een passende en tijdige manier te brengen.

Denk aan de toon

Het is moeilijk om de ene dag slecht nieuws te brengen en de volgende dag neutraal of zelfs positief nieuws, maar dat is essentieel voor een gezond communicatieteam. 

Denk aan een nieuwslezer die verslag moet doen van een tragedie en vervolgens moet spreken over een willekeurige daad van vriendelijkheid. Je toon veranderen hoort bij het werk.

Heb een plan voor na de aankondiging

Als het communicatieplan stopt nadat de boodschap is overgebracht, kan je de controle verliezen over hoe die boodschap evolueert. Plan één of meerdere vervolgberichten om de geruchtenmolen tegen te gaan. Zorg voor checkpoints om te meten hoe het gaat met je medewerkers en vraag om feedback. Medewerkers zullen zich meer betrokken voelen als je hen bij het proces betrekt.

Wees niet verbaasd als medewerkers denken dat verandering slecht is. 

Als je niet goed bent voorbereid op een negatieve reactie, kan het overkomen alsof er geen rekening is gehouden met de gevoelens van jouw medewerkers. Erken dat het nieuws ongelukkig is, maar dat het deel uitmaakt van het bedrijfsproces.

Conclusie? 

Zelfs met al deze stappen, zullen mensen nog steeds een breed scala aan emotionele reacties hebben op overweldigend nieuws. En dat is niet erg. Als er één ding is dat je als manager of medewerker kan doen, dan is het jezelf en je omgeving toestaan om je goed te voelen over het feit dat je je niet goed voelt.